User's guide

Import & Export

Импортиране на данни
OBS ERP поддържа импортиране на данни от XLS и XLSX файлове (Excel). Функцията за импортиране е налична във всеки един модел и може да се използва за качване на масивно количество информация, вместо да я въвеждате ред по ред. Този метод е много удобен, когато пренасяме данни от стара ERP система или подобен софтуер към OBS ERP. 

За да импортираме данни към OBS ERP, трябва да изпълним следните стъпки: 
Стъпка 1 - Отваряме модула, в който искаме да импортираме данни.
Стъпка 2 - Навигираме по следния път Меню ⇨ Импорт XLSX. Ще се появи следният прозорец (Фиг. 1):


Фиг. 1

Стъпка 3 - Кликваме върху бутона "Бланка, за да свалим XLSX шаблон, структуриран специално за избрания модул.
Стъпка 4 - Попълваме XLSX файла с желаната информация и го запазваме. Тази стъпка е описана подробно по-долу.
Стъпка 5 - Кликваме върху бутона "Импорт" и зареждане приготвения файл с информация. Импортирането е успешно, ако съобщението, което получето е подобно на следното: "OBS_companies.xlsx: Import successful". С тази стъпка приключваме процеса по импортиране. 

Подготовка на бланката за импортиране
Нека да вземем за пример модул "Фирми". Бланката за импортиране изглежда така, както е показано на Фиг. 2


Фиг. 2

Описание: 
  • Колона "А" (ID) - наличието на стойност в тази колона е задължително, за да могат редовете да бъдат обработени. 
  • Ред 1 - съдържа имената на модулите
  • Ред 2 - съдържа имената и видовете данни на полетата. Трябва да въвеждаме информацията в колоните, според формата им. Например: в поле, което форматът е пригоден за дата, информацията трябва да бъде въведена по този начин (най-често "ГГГГ-ММ-ДД"), за да може импортирането на тези данни да е успешно.

Единичен документ с няколко реда 
Нека вземем например модул Финанси ⇨ Приходи. Да предположим, че искаме да импортираме фактура с три реда. Очевидно, ще трябва да използваме три колони в XLSX бланката, за да опишем една фактура. Как става това е показано на Фиг. 3. 


Фиг. 3

Моля, обърнете внимание, че клетките в диапазона от редове "4" до "5" и колони "A" до "Y" остават празни, тъй като те са от една фактура (№ 100000012). Редове "4" и "5" се използват за описание на редовете от приходния документ. 

Отчети на грешки
В случай, че импортирането на данни е неуспешно, OBS ERP ще покаже съобщение за грешка под бутона "Импорт" (Фиг. 1). То започва с номера на реда, в който тя е отчетена. Отдолу можете да видите най-често срещаните грешки.
  • Line: 5 null value in column "our_companies_bank_account_id" violates not-null constraint. - В този случай сме оставили празна клетка, която задължително трябва да бъде попълнена с информация (в случая "банкова сметка").
  • Line 198: duplicate key value violates unique constraint - Съществува дублирана стойност, където такава не трябва да има. Уверяваме се, че сме я отстранили и продължаваме.
  • Line 3: Please import records in Companies first. We were not able to find information about company "Company X". - This Въвели сме в бланката референтна информация, който не съществува в базата данни. В случая това е "Company X", която не е създадена в модул "Фирми". Уверяваме се, че записът е създаден и продължаваме. 
Забележка: Ред N в отчета на грешките кореспондира на ред N+1 в XLSX бланката. Това е познат бъг, който трябва да имаме на предвид. 
Експортиране на данни
Можем да експортираме информация в ексел и PDF формат от всеки модул. Експорт връзката можем да намерим над списъка с данни, чрез Меню ⇨ Ексел XLSX. Можем да изтегляме персонализирани доклади, използвайки филтъра. Филтрираната информация ще бъде изтеглена и систематизирана в избрания файлов формат (Excel/PDF).


Фиг. 4